Privacy NoticeNotis Privasi

Who we areSiapa kami

KiraStay is a month-end owner-statement and payout-check service for homestay hosts and managers in Malaysia. It is run by Sean Chan in Selangor, Malaysia. In this notice, "we" means KiraStay.

Questions about your data: WhatsApp +60 18-201 0480, Instagram and Threads @usekirastay, or email hello@usekirastay.com. Sean Chan is the person responsible for data protection.

KiraStay ialah perkhidmatan penyata owner dan semakan bayaran hujung bulan untuk host dan pengurus homestay di Malaysia. Ia dikendalikan oleh Sean Chan di Selangor, Malaysia. Dalam notis ini, "kami" bermaksud KiraStay.

Soalan tentang data anda: WhatsApp +60 18-201 0480, Instagram dan Threads @usekirastay, atau e-mel hello@usekirastay.com. Sean Chan ialah orang yang bertanggungjawab atas perlindungan data.

Our rolePeranan kami

For your own details (name, contact and billing), we decide how the data is used. We are the data user under the Personal Data Protection Act 2010 (PDPA).

Your files may also contain details of your guests and your owners. You decide why and how that data is used. We only process it for you, to prepare your statements and checks, and only on your instructions. We are your data processor for that data.

Bagi butiran anda sendiri (nama, hubungan dan pengebilan), kami yang menentukan cara data digunakan. Kami ialah pengguna data di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA).

Fail anda juga mungkin mengandungi butiran tetamu dan owner anda. Anda yang menentukan tujuan dan cara data itu digunakan. Kami hanya memprosesnya untuk anda, bagi menyediakan penyata dan semakan anda, dan hanya atas arahan anda. Kami ialah pemproses data anda bagi data itu.

What we collectApa yang kami kumpul

• About you: your name, how to reach you (WhatsApp, Instagram or email), your business and unit list, your plan, and your owner terms such as commission and fixed charges.
• Files you send: payout and booking exports, bank credit lines (only if you choose the deposit check), receipts and invoices. These can contain guest names and phone numbers, owner names and amounts. We only need booking dates, amounts and fees.
• Payment records: invoice references and the date a bank transfer or DuitNow payment reached us. We do not collect card numbers.
• Messages: what you send us in chat, so we can answer you.
• This website: it saves your language choice in your browser and loads fonts from Google Fonts, so Google receives your IP address. We do not run analytics or advertising trackers on this site.

• Tentang anda: nama, cara menghubungi anda (WhatsApp, Instagram atau e-mel), senarai perniagaan dan unit, pelan anda, dan terma owner anda seperti komisen dan caj tetap.
• Fail yang anda hantar: fail bayaran dan tempahan, senarai wang masuk bank (hanya jika anda pilih semakan deposit), resit dan invois. Ini boleh mengandungi nama dan nombor telefon tetamu, nama owner dan jumlah. Kami hanya perlukan tarikh tempahan, jumlah dan yuran.
• Rekod bayaran: rujukan invois dan tarikh pindahan bank atau DuitNow sampai kepada kami. Kami tidak kumpul nombor kad.
• Mesej: apa yang anda hantar dalam sembang, supaya kami boleh menjawab anda.
• Laman web ini: ia menyimpan pilihan bahasa anda dalam pelayar dan memuatkan fon daripada Google Fonts, jadi Google menerima alamat IP anda. Kami tidak guna analitik atau penjejak iklan di laman ini.

What we never ask forApa yang kami tak pernah minta

We never ask for, and you should never send us, passwords for any platform or bank account, bank login details, identity card or passport numbers, or card numbers. We never log in to any of your accounts. If something like this arrives by mistake, tell us and we delete it.

Kami tak pernah minta, dan anda tak patut hantar kepada kami, kata laluan untuk mana-mana platform atau akaun bank, butiran log masuk bank, nombor kad pengenalan atau pasport, atau nombor kad. Kami tak pernah log masuk mana-mana akaun anda. Jika sesuatu seperti ini sampai secara tidak sengaja, beritahu kami dan kami padamnya.

Guest and owner detailsButiran tetamu dan owner

Guest names and phone numbers are removed when we read your files. They do not appear in statements or dashboards. You can also delete them from the files before you send them.

We use owner names or labels only to prepare that owner's statement, and the statement goes only to you. We never contact your owners or your guests.

Nama dan nombor telefon tetamu dibuang apabila kami baca fail anda. Ia tidak muncul dalam penyata atau dashboard. Anda juga boleh memadamnya daripada fail sebelum menghantar.

Kami guna nama atau label owner hanya untuk menyediakan penyata owner itu, dan penyata itu hanya dihantar kepada anda. Kami tak pernah menghubungi owner atau tetamu anda.

Why we use your dataKenapa kami guna data anda

• to prepare your statements and flag payouts that do not add up;
• to set up and run your account, invoice you and confirm payments;
• to answer your questions and send you the files you ask for;
• to keep the records the law requires us to keep.

We do not sell your data, share it for marketing, or use your numbers or story in our marketing, examples or case studies without your written consent.

• untuk menyediakan penyata anda dan menandakan bayaran yang tak sepadan;
• untuk menyediakan dan menjalankan akaun anda, mengeluarkan invois dan mengesahkan bayaran;
• untuk menjawab soalan anda dan menghantar fail yang anda minta;
• untuk menyimpan rekod yang dikehendaki undang-undang.

Kami tidak menjual data anda, berkongsi untuk pemasaran, atau menggunakan angka atau cerita anda dalam pemasaran, contoh atau kajian kes kami tanpa kebenaran bertulis anda.

Who we share it withDengan siapa kami kongsi

We do not share your data with other businesses for their own use. We use cloud storage and software tools to keep and process your files. Your files sit in a private folder that only you and we can open.

We may disclose data if a law, court or authority requires it, and we will tell you unless the law stops us.

Kami tidak berkongsi data anda dengan perniagaan lain untuk kegunaan mereka. Kami guna storan awan dan alat perisian untuk menyimpan dan memproses fail anda. Fail anda berada dalam folder peribadi yang hanya anda dan kami boleh buka.

Kami mungkin mendedahkan data jika undang-undang, mahkamah atau pihak berkuasa menghendakinya, dan kami akan memberitahu anda melainkan undang-undang melarang.

Storage outside MalaysiaStoran di luar Malaysia

The providers we use may store or process data on servers outside Malaysia. We choose providers with established security, keep access limited to us, and remove guest names and phone numbers when we read your files. By sending us files you agree to this storage and processing.

Pembekal yang kami guna mungkin menyimpan atau memproses data di pelayan di luar Malaysia. Kami memilih pembekal yang mempunyai keselamatan yang mantap, menghadkan akses kepada kami, dan membuang nama dan nombor telefon tetamu apabila kami baca fail anda. Dengan menghantar fail kepada kami, anda bersetuju dengan penyimpanan dan pemprosesan ini.

How long we keep itBerapa lama kami simpan

• Raw files: deleted 30 days after the month's statements are final.
• Statements and totals: kept for your records while you are a client.
• Invoices and payment records: kept for up to seven years, because a business must keep its accounting records. They hold no guest details.
• If you leave or ask us to delete: we delete everything we hold for you within 7 days, except the invoice and payment records above.

• Fail asal: dipadam 30 hari selepas penyata bulan itu dimuktamadkan.
• Penyata dan jumlah: disimpan untuk rekod anda selagi anda pelanggan.
• Invois dan rekod bayaran: disimpan sehingga tujuh tahun, kerana perniagaan mesti menyimpan rekod perakaunan. Ia tidak mengandungi butiran tetamu.
• Jika anda berhenti atau minta kami padam: kami padam semua yang kami pegang untuk anda dalam 7 hari, kecuali invois dan rekod bayaran di atas.

How we keep it safeCara kami menjaga keselamatan

Your files go in a private folder shared only with you. Only Sean Chan opens them. We remove guest details when we read them, keep what we collect to the minimum, and delete raw files on schedule. No system is completely safe.

If a data breach happens that is likely to cause you or others significant harm, we will tell you without unnecessary delay, and we will notify the Personal Data Protection Commissioner as the PDPA requires.

Fail anda dimasukkan dalam folder peribadi yang hanya dikongsi dengan anda. Hanya Sean Chan membukanya. Kami membuang butiran tetamu apabila membacanya, mengumpul sekecil yang boleh, dan memadam fail asal ikut jadual. Tiada sistem yang selamat sepenuhnya.

Jika berlaku kebocoran data yang mungkin menyebabkan kemudaratan ketara kepada anda atau orang lain, kami akan memberitahu anda tanpa kelewatan yang tidak perlu, dan kami akan memaklumkan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi seperti yang dikehendaki PDPA.

Your rightsHak anda

You can ask us to:

• show you the personal data we hold about you;
• correct it if it is wrong;
• stop using it, or withdraw a consent you gave;
• send you a copy in a common file format, or send it to another service where that is practical;
• delete it (see "How long we keep it").

Message us on WhatsApp or Instagram. We reply within 21 days. If your guests or owners want to see or correct their details, ask the host, who decides how that data is used.

Anda boleh minta kami:

• tunjukkan data peribadi yang kami pegang tentang anda;
• betulkannya jika salah;
• berhenti menggunakannya, atau tarik balik persetujuan yang anda berikan;
• hantar salinan dalam format fail biasa, atau hantar kepada perkhidmatan lain jika praktikal;
• padamnya (lihat "Berapa lama kami simpan").

Mesej kami di WhatsApp atau Instagram. Kami membalas dalam 21 hari. Jika tetamu atau owner anda mahu melihat atau membetulkan butiran mereka, tanya host, yang menentukan cara data itu digunakan.

ChildrenKanak-kanak

KiraStay is for businesses. We do not knowingly collect data from anyone under 18.

KiraStay untuk perniagaan. Kami tidak sengaja mengumpul data daripada sesiapa di bawah 18 tahun.

ComplaintsAduan

Tell us first and we will try to fix it. You may also complain to the Personal Data Protection Commissioner of Malaysia.

Beritahu kami dahulu dan kami akan cuba menyelesaikannya. Anda juga boleh membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi Malaysia.

Changes and languagePerubahan dan bahasa

If we change this notice, we post the new version here with a new date. If the English and Bahasa Malaysia versions differ, the English version applies.

Jika kami mengubah notis ini, kami menyiarkan versi baharu di sini dengan tarikh baharu. Jika versi Inggeris dan Bahasa Malaysia berbeza, versi Inggeris terpakai.